Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Obowiązuje od 1 listopada 2026 r.

Załącznik nr 1 do Regulaminu serwisu Rentowny

§ 1. Strony i zawarcie umowy

  1. Umowa jest zawierana między Właścicielem korzystającym z serwisu Rentowny (dalej: „Administrator”) a Mariusz Piernik (dalej: „Podmiot przetwarzający”).
  2. Umowę zawiera się w postaci elektronicznej, w chwili akceptacji Regulaminu, zgodnie z art. 28 ust. 3 i 9 RODO. Pojęcia niezdefiniowane mają znaczenie nadane im w Regulaminie i w RODO.

§ 2. Przedmiot, charakter i cel przetwarzania

  1. Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych, które wprowadza do serwisu lub które wprowadzają w jego mieszkaniach Lokatorzy i Członkowie zespołu.
  2. Celem przetwarzania jest wyłącznie świadczenie usług opisanych w Regulaminie, w tym przechowywanie danych, ich udostępnianie wskazanym przez Administratora osobom, wysyłanie powiadomień i przypomnień, import wyciągów bankowych oraz sporządzanie zestawień.
  3. Przetwarzanie obejmuje zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, porządkowanie, przeglądanie, udostępnianie, wysyłanie, usuwanie i inne operacje niezbędne do świadczenia usług.
  4. Kategorie osób: najemcy i współnajemcy, osoby kontaktowe i zgłaszające, kandydaci na najemców, Członkowie zespołu oraz inne osoby wskazane przez Administratora w dokumentach.
  5. Rodzaje danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię, nazwisko, e-mail, telefon), warunki najmu (lokal, okres, czynsz, kaucja), rachunki, wpłaty i dane z wyciągów bankowych (numer rachunku, nadawca, tytuł, kwota), odczyty liczników, treść zgłoszeń, a także dokumenty i zdjęcia przesłane przez Administratora, w tym protokoły i umowy.
  6. Umowa nie obejmuje danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO). Administrator nie wprowadza ich do serwisu, chyba że jest to niezbędne i ma do tego podstawę prawną.

§ 3. Obowiązki Podmiotu przetwarzającego

Podmiot przetwarzający:

  1. przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Poleceniem jest korzystanie z funkcji serwisu i postanowienia Regulaminu. Jeżeli polecenie narusza jego zdaniem prawo, niezwłocznie informuje o tym Administratora;
  2. dopuszcza do danych wyłącznie osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy;
  3. stosuje środki bezpieczeństwa wymagane przez art. 32 RODO, w szczególności szyfrowanie połączeń, przechowywanie haseł wyłącznie jako skrótów, kontrolę dostępu do każdego lokalu, dokumentu i pliku, ograniczanie prób logowania, kopie zapasowe oraz regularne testy zabezpieczeń;
  4. pomaga Administratorowi, w miarę możliwości, w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w wywiązywaniu się z obowiązków z art. 32–36 RODO. Żądania skierowane bezpośrednio do Podmiotu przetwarzającego przekazuje Administratorowi;
  5. zgłasza Administratorowi naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, wraz z informacjami wymaganymi przez art. 33 ust. 3 RODO, jakie posiada;
  6. udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia przeprowadzenie audytu. O audycie Administrator zawiadamia z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Audyt odbywa się w uzgodnionej formie, w pierwszej kolejności przez przekazanie dokumentacji i odpowiedzi na pytania, w sposób nienaruszający bezpieczeństwa danych innych użytkowników.

§ 4. Dalsze powierzenie

  1. Administrator udziela ogólnej zgody na dalsze powierzenie danych podmiotom wymienionym w Polityce prywatności, w szczególności Google Cloud EMEA Limited (hosting, baza danych, pliki) i Google Ireland Limited (wysyłka e-maili).
  2. O zamiarze dodania lub zmiany dalszego podmiotu przetwarzającego Podmiot przetwarzający informuje z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Administrator może w tym czasie wyrazić sprzeciw. Jeżeli sprzeciw uniemożliwia dalsze świadczenie usług, Administrator może rozwiązać umowę, usuwając konto.
  3. Dalszy podmiot przetwarzający jest zobowiązany do ochrony danych w zakresie nie mniejszym niż określony w niniejszej umowie. Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy następuje wyłącznie na zasadach rozdziału V RODO.

§ 5. Obowiązki Administratora

Administrator oświadcza, że ma podstawę prawną do przetwarzania powierzonych danych, wypełnił wobec osób, których dane dotyczą, obowiązki informacyjne i wprowadza wyłącznie dane niezbędne do obsługi najmu.

§ 6. Czas trwania i zakończenie

  1. Umowa obowiązuje przez czas świadczenia usług na rzecz Administratora.
  2. Przed zakończeniem umowy Administrator może pobrać zestawienia dostępne w serwisie. Po zakończeniu umowy Podmiot przetwarzający usuwa powierzone dane w terminie 30 dni albo, na żądanie Administratora zgłoszone przed zakończeniem umowy, zwraca je. Nie dotyczy to danych, których dalsze przechowywanie nakazuje prawo, oraz kopii zapasowych, które są nadpisywane w cyklu do 35 dni.

§ 7. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych stosuje się Regulamin, RODO i przepisy prawa polskiego. Odpowiedzialność stron za szkody wyrządzone osobom, których dane dotyczą, określa art. 82 RODO.